工程項目中，工業(yè)泵的采購程序通常由下列各步驟組成：
(1)編制詢價文件。詢價文件分技術和商務兩部分。技術文件的內(nèi)容有：水泵工程技術規(guī)定、設備采購書和數(shù)據(jù)表等。商務文件的內(nèi)容有：投標邀請函、投標者須知和合同基本條款等。
(2)篩選磁力工業(yè)泵、隔膜工業(yè)泵、管道工業(yè)泵廠商，向合格廠商發(fā)出詢價。
(3)初步審查各廠商技術和商務報價，確認報價資料是否滿足詢價文件中的各項規(guī)定。淘汰文件完整性太差或存在重大不可接受技術方案或商務方面偏離過大的報價。
(4)對初評基本合格廠商進行書面澄清或必要時進行面對面的技術澄清，填寫廠商評比表，對各廠商報價進行評比，最終填寫評比意見書，技術部門確定可選廠商名單及排序。
(5)確定中標廠商，發(fā)放訂單。
一、編制詢價文件
1．工程技術規(guī)定
在項目基礎設計階段，機泵專業(yè)人員首先應根據(jù)工藝系統(tǒng)條件對所有的工業(yè)泵進行分類，編寫"各類工業(yè)泵工程技術規(guī)定"。該規(guī)定是根據(jù)不同的項目以及用戶對工業(yè)泵的具體要求編制的，通常應包含下列內(nèi)容。
(1)設計要求包括：工業(yè)泵的選型原則和適用標準，應規(guī)定哪些設備位號的工業(yè)泵執(zhí)行哪種標準(如GB、APl、IS0或ANSl等)。對工業(yè)泵殼、葉輪、軸及軸套的設計、制造上的特殊要 求，對密封部件的具體要求，對驅(qū)動機的選配原則，聯(lián)軸器的選配要求，對底座及輔助接管(包括放空管、排放管、沖洗及冷卻水管等)的要求，對所選用材料的特 別要求和出廠銘牌的要求等。
(2)試驗與檢驗要求包括試驗與檢驗的原則，所采用標準規(guī)范，試驗結果的偏差范圍及修正方法等。按所選用的標準執(zhí)行，并在"工程技術規(guī)定"中對該特定標準有關的條款作必要的說明。
(3)工業(yè)泵性能保證值的允許偏差按所選用的標準執(zhí)行，并在"工程技術規(guī)定"中對該特定標準有關的條款作必要的說明。
2．設備采購書及數(shù)據(jù)表
工藝、系統(tǒng)專業(yè)完成系統(tǒng)計算后，即可確定工業(yè)泵的流量、工業(yè)泵進出口壓力、揚程、NPSHa等數(shù)據(jù)，并著手編制、填寫設備采購書和數(shù)據(jù)表。設備采購書應包括下列內(nèi)容：
?、俨少徳O備／材料清單；
?、谠儍r技術文件清單；
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?、拊囼灪蜋z驗項目要求；
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?、鄬S商圖紙資料的要求，包括應提交資料的清單、格式與內(nèi)容、提交時間、份數(shù)等。數(shù)據(jù)表見本章第三節(jié)。
3．商務條款
(1)投標邀請書：包括買方的主要信息，如買方名稱、項目名稱、設備位號、設備名稱和數(shù)量、所需設備的使用場合，以及投標地址和截止時間等。
(2)投標者須知：主要包括對投標文件的要求、投標形式、語言和評標原則等。
(3)合同基本條款：包括付款形式、交貨地點、包裝、運輸、保險等一系列商務方面的說明與解釋。
上述各項資料編制完成后，即可寄發(fā)給各廠商進行詢價。
二、審查廠商報價
收到報價后，首先應確認廠商報價文件是否完整，是否符合詢價書的要求。除了工業(yè)泵的性能必須符合數(shù) 據(jù)表中的規(guī)定外，廠商的報價文件還應遵守"工業(yè)泵工程技術規(guī)定"及"設備請購書"中的各項條款。廠商對上述文件中的條款如有任何異議應在報價文件中提出偏 離表，說明原因并提出建議，供買方確認。廠商還應對"工業(yè)泵工程技術規(guī)定"中規(guī)定的產(chǎn)品須遵守的一系列相關標準規(guī)范提出偏離表，供買方確認。
如果報價文件不完整，文件中有不明確的條款或者買方對廠商偏離表中的某些條款不接受時，應及時與廠商聯(lián)系，詳細指明其報價文件中不符合詢價文件要求的條款，并要求對其報價文件進行補充、澄清或修改。如果廠商不及時回復，可認為該廠商已自動放棄該項報價。
如果是公開招標，廠商報價文件不完整或報價方案存在重大不可接受的偏離，在初評后該廠商將被淘汰，不需要做澄清。
三、廠商報價評比及編制評比意見書
1．廠商報價技術評比
各廠商的報價經(jīng)初評審查后，對基本合格的廠商將進行詳細的技術評比，填寫廠商報價技術評比表。
技術評比的內(nèi)容主要分以下幾個大項：基本要求，性能，結構，材料，密封沖洗方案，驅(qū)動機，供貨范圍，檢驗試驗等。
技術評比表按位號填寫，將不同廠商對該位號工業(yè)泵的報價參數(shù)列在同一表格內(nèi)，可直觀顯示各報價技術參數(shù)是否符合詢價要求，各廠商報價的技術差異。如果某些參數(shù)在報價文件中沒有明確給出，應要求廠商補充提供。
在評比過程中，必要時可以召集廠商開技術澄清會，對廠商的技術方案做進一步的說明、澄清和補充。對于不需要當面澄清的，也可進行書面澄清。
2．編制評比意見書
技術評比意見書包括以下內(nèi)容：
詢價／報價基本情況說明：詢價廠商名單，報價廠商名單，放棄報價廠商名單及原因，被初評淘汰的廠商名單及原因。列明請購設備及材料清單。
詳細的技術對比說明：從工業(yè)泵型及結構，工業(yè)泵水力性能，選材，軸封選型及輔助系統(tǒng)，軸承、聯(lián)軸器及驅(qū)動機選型、合格廠商，供貨范圍及交貨狀態(tài)，圖紙資料，售后服務等方面分別說明差異及優(yōu)缺點。
綜合說明各廠商報價的特點、優(yōu)缺點，確認各廠商的技術報價是否可以接受。如果技術報價存在較大的差異，從技術角度提出選擇最終廠商的建議，必要時對合格廠商進行排序，對不合格廠商說明原因。
技術評比表和技術澄清函或技術澄清會議紀要將作為技術評比說明書的附件一起提交。
四、簽定技術附件
經(jīng)過技術澄清合格的廠商，應按買方的統(tǒng)一格式，起草并簽署技術附件，為商務談判做好準備。
五、采購過程的要求
(1)編制詢價文件時應詳細說明對賣方的各項技術要求，各項條款的闡述應明確，絕對避免出現(xiàn)含糊或可能產(chǎn)生雙重解釋的條款，應特別注意對所引用的標準中加黑點需買方作出決定的條款加以澄清及說明。
(2)評比工作應客觀、公正。首先將各廠商的報價置于同一水平上，然后再進行評比。因為不同的廠商有各自不同的習慣做法，如不將所有報價置于同等水平上，就很難保證各廠商之問的公平競爭。
(3)要求廠商對工業(yè)泵、驅(qū)動機、密封系統(tǒng)、附件、備品備件和滿足詢價特殊要求的費用等各項目做分項獨立的價格清單，以便買方可以根據(jù)具體情況，靈活選擇。
工業(yè)泵的采購工作通常由技術部門的機泵專業(yè)人員與采購部共同協(xié)作完成。機泵專業(yè)人員的責任是：編制 全部技術文件，審查并評比廠商的報價文件，填寫報價技術評比表和評比意見書，向采購部門提出在技術上可以接受的廠商名單，并對廠商各階段提供的圖紙和文件 進行審查并予以確認。
采購部門的責任通常是：編制詢價文件中的商務文件，合并詢價技術文件后向擬定的合格廠商發(fā)詢價文 件，收集投標書，并負責對外聯(lián)絡和催交。根據(jù)機泵專業(yè)提供的評定意見及技術上可以接受的廠商名單，結合價格和付款條件、交貨進度、運輸?shù)葪l件，會同機泵專 業(yè)人員最終確定中標廠商并發(fā)出訂單。